Heidag: vergaderen en een activiteit combineren
Een heidag met inhoud en ontspanning in één dag. Zo kies je een locatie, bouw je het programma op en zorg je dat er iets uit de dag komt.
Inhoud en ontspanning in één dag
Een heidag is een dag buiten de deur waarop een team werkt aan iets dat in de dagelijkse drukte blijft liggen: de plannen voor het komende jaar, een nieuwe werkwijze of de samenwerking zelf. Veel organisaties combineren zo'n dag met een activiteit. Je werkt inhoudelijk in de ochtend en sluit samen af met iets ontspannends. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt.
Begin met de vraag wat de dag moet opleveren
Een heidag zonder duidelijk doel voelt al snel als een vrije dag met vergaderingen. Bepaal vooraf wat er aan het einde van de dag moet liggen: een aantal keuzes, een plan, afspraken over samenwerking of een gedeeld beeld van de toekomst. Deel dat doel vooraf met de deelnemers, zodat iedereen weet waarvoor hij of zij komt.
Wie leidt de sessie?
Spreek af wie het inhoudelijke deel leidt. Dat kan de leidinggevende zijn, een collega of een externe begeleider. Een externe begeleider heeft als voordeel dat de leidinggevende gewoon kan meedoen en dat het gesprek vrijer verloopt. Bespreek vooraf het programma, de werkvormen en hoe je de uitkomsten vastlegt.
Kies een passende locatie
Een locatie buiten kantoor helpt om los te komen van het dagelijkse werk. Zoek een vergaderlocatie die ook een activiteit kan bieden, of een aanbieder van activiteiten die een vergaderruimte heeft. Vraag naar:
- de grootte van de ruimte en welke opstellingen mogelijk zijn;
- een scherm of beamer, geluid en goede wifi;
- whiteboards, flip-overs en ander materiaal;
- ruimtes om in kleinere groepen uiteen te gaan;
- daglicht en de mogelijkheid om even naar buiten te gaan;
- koffie, thee en lunch op de locatie.
Bouw de dag slim op
Plan het inhoudelijke deel op het moment dat mensen het meeste energie hebben, meestal in de ochtend. Wissel zitten en praten af met korte actieve werkvormen. Plan voldoende pauzes en zorg dat de lunch niet uitloopt. Laat de activiteit pas beginnen als het inhoudelijke deel klaar is, zodat het niet als onderbreking voelt.
| Dagdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Ochtend | Ontvangst, doel van de dag, inhoudelijke sessie in groepen |
| Lunch | Samen eten, even naar buiten |
| Begin middag | Uitkomsten bespreken en afspraken vastleggen |
| Rest van de middag | Activiteit, zoals een workshop of teambuilding |
| Afsluiting | Borrel of diner |
Welke activiteit past erbij?
Na een dag praten is een activiteit waarbij je iets doet vaak een fijne afwisseling. Een workshop, een korte buitenactiviteit of een escaperoom passen goed. Wil je de activiteit laten aansluiten op het thema van de dag, bespreek dat dan met de aanbieder. Een teambuildingsprogramma kan bijvoorbeeld inspelen op samenwerking als dat het onderwerp van de dag was.
Leg de uitkomsten vast
Een heidag is pas geslaagd als er na de dag iets mee gebeurt. Spreek af wie de uitkomsten uitwerkt en wanneer je erop terugkomt. Stuur binnen een week een kort verslag met de afspraken. Zo blijft de energie van de dag niet hangen op de locatie.
Begin met je aanvraag
In de uitjesplanner kies je "heidag" als doel en vink je een vergaderruimte aan. De planner zet de vragen over apparatuur en ruimte dan automatisch in je aanvraag. Lees ook teambuilding of ontspannen uitje en zoek op de kaart naar locaties bij jou in de buurt.
Deze informatie is algemeen. Maak afspraken over programma, veiligheid, voorwaarden en kosten altijd direct met de aanbieder, en vraag bij vragen over regels of belastingen je eigen adviseur.